Hoy abordamos el impacto de la Automatización de procesos mediante robots de software o más conocida como RPA (Robotic Process Automation).

img1Según todas las tendencias, este año está llamado a ser el de Internet de las Cosas, el de los drones y otros droides con apariencia casi-humana. Hace unos días, incluso, tuvo lugar una feria (Global Robot) con gran éxito de público.

Todos estos artefactos excitan nuestra imaginación pensando en aquello que vemos en las películas de ciencia ficción, sin embargo, también tienen su impacto en la economía y en la concepción futura de la sociedad.

En el último foro de Davos se presentó el informe “The future of Jobs”, en el que se indica que “hasta el año 2020 la robotización de nuevos sectores de la economía desplazará más de 7 millones de empleos en las 17 economías más importantes del mundo”. Desde una perspectiva más socioeconómica que técnica, ya se han escrito artículos muy interesantes que recomiendo, como son los de Enrique Dans y Pepe Cervera.

Pero, ¿de qué tipo de robots estamos hablando? No solo son los robots mecánicos que realizan o nos ayudan en actividades físicas, sino los robots por software y de la inteligencia artificial.

Al igual que en la industria, en la que existen robots encargados de realizar tareas físicas repetitivas, lo mismo ocurre en aquellas áreas en las que las tareas se realizan mediante un ordenador. Estos tipos de robots por software están empleándose desde hace casi 10 años en la automatización de tareas repetitivas y de procesos.
Es la realidad de la 4ª Revolución industrial y del impacto que va a tener en nuestras empresas y sociedad.

Robots por software

Pero… ¿qué es la Automatización de procesos mediante robots de software o más conocida como RPA (Robotic Process Automation)?

• La automatización de Procesos mediante Robots (RPA) es el uso de un software para crear un “trabajador virtual o Robot” que trabaja con una o varias aplicaciones de la misma manera que hoy una persona procesa una transacción o completa un proceso.

• RPA no sustituye las aplicaciones, sino que trabaja con los sistemas existentes para realizar las tareas que se asignan al “trabajador virtual o robot”.

Una vez que el software RPA ha sido “entrenado” en un determinado proceso puede realizar  transacciones, manipular datos, lanzar acciones ante determinadas solicitudes y comunicar varios sistemas si es necesario, empleando, además, las aplicaciones que se tengan ya instaladas.

Esta tecnología reduce o elimina la necesidad de personas que realicen esas tareas repetitivas y que responden a altos volúmenes de demanda como son el soporte técnico, diversos flujos de trabajo y procesos de back-office que habitualmente se realizan en las áreas financieras, contabilidad, gestión de la cadena de suministro, atención al cliente, recursos humanos, etc.

RPA (Robotic Process Automation)

El software RPA está compuesto de múltiples componentes como son herramientas de diseño de procesos, planificadores de demanda y operación, soluciones de captura de datos, reconocimiento de imágenes, capacidades de acceso a aplicaciones, herramientas de búsqueda, etc. En definitiva, todas aquellas actividades que encontramos en la gestión de los procesos de negocio.

Algunos de los beneficios de estas soluciones son:
• Proporcionan una respuesta dinámica ante cambios en el volumen de la demanda.
• Permiten un conocimiento analítico de los datos recogidos por los trabajadores virtuales.
• Reducen el coste laboral. Los robots se diseñan para trabajar autónomamente.
• Eliminan el riesgo de entendimiento del proceso, su soporte y relación con otros.
• Siguen fielmente los procesos, sin error, omisión o desviación.
• Cumplen las normativas al basarse en la interface de usuario y al existir trazabilidad completa de la actividad.

Sin embargo, también podemos hablar de otros aspectos menos positivos a tener en cuenta:
• Es necesario gestionar las excepciones y coordinar los cambios en aplicaciones
• Posible pérdida de capacidades, al ser traspasadas éstas a robots
• Inversiones iniciales en licencias, diseño de procesos, etc.
• Riesgo de fallo y continuidad de las actividades
• Mantenimiento y soporte de las soluciones.

Tecnología y la evolución de RPA
Podríamos decir que hay diferentes tecnologías, o especies en la evolución del mundo de los robots por software.
La que ya ha sido probada con éxito durante años, es la repetición de tareas y procesos previamente diseñados que automatizan actividades específicas (RPA).

Y por otro lado, está la tecnología Smart Process Automation o SPA que permite la automatización completa de procesos end-to-end con interacción entre múltiples sistemas y tipologías de datos, en los que se requiere, no solamente manejar el dato, sino comprenderlo y disponer de capacidades de autoaprendizaje, empleando para ello la computación cognitiva y la inteligencia artificial.

Es en este último donde se esperan los grandes avances en los próximos años.

Presente y Futuro
De cara a ser más claro y conciso en qué tipo de actividades se están automatizando en el presente mediante RPA podemos hablar de abrir correos y ficheros adjuntos, autenticarse en web/aplicaciones corporativas, mover ficheros y carpetas, seleccionar datos de una web, conectarse a APIs, seguir reglas “if/then…”, extraer y formatear datos en informes y cuadros de mando, extraer datos estructurados de documentos, recopilar estadísticas de redes sociales, combinar datos de múltiples fuentes, hacer cálculos, copiar y pegar datos, cumplimentar formularios, leer y escribir en bases de datos, integración de aplicaciones, etc.

El futuro ya es presente, ahora solo es cuestión de que forme parte del uso cotidiano y reflexionar cual será el papel de los humanos a partir de ahora.

Fuente: Robots por Software y Automatización de procesos Inteligente