La Estrategia para conseguir una organización automatizada

Iniciamos una serie de artículos escritos por los expertos de antites  en automatización de procesos mediante robots de software. Esta serie tiene como objetivo compartir con los responsables de negocio y técnicos el camino a seguir para obtener todos los beneficios de las  soluciones de RPA (Robotic Process Automation) y así conseguir empresas automatizadas en la que los robots de software forman parte de su modelo productivo.

La Automatización mediante Robots de software o Robotics Process Automation (RPA) se está empleando en muchas empresas para mejorar los procesos, reducir costes e incrementar la satisfacción del cliente, al reducirse significativamente los tiempos de ejecución de los procesos.

Sin embargo, muchas empresas se inician en el mundo de la automatización sin un análisis previo de sus necesidades, desconociendo cómo las soluciones que hay en el mercado responden a esas necesidades con un enfoque empresarial escalable.

En este articulo aclararemos diversos conceptos sobre automatización inteligente y Robots de software:

  • ¿Qué son los Robots de software y para qué sirven?
  • ¿Qué beneficios proporciona la automatización por Robots?
  • ¿Qué procesos se pueden automatizar?

Introducción

Al igual que en la industria existen Robots encargados de realizar tareas físicas repetitivas, lo mismo ocurre en aquellas áreas en las que los procesos se realizan mediante un ordenador: actividades administrativas o de backoffice.

Estos tipos de Robots por software están empleándose desde hace casi 10 años en la automatización de tareas repetitivas y de procesos.

En función de la estrategia de Sourcing, las empresas han agrupado estas actividades en Centros de Servicios Compartidos (CSC) o externalizado en modelos de Business Process Outsourcing (BPO)

Automatización Empresarial de Procesos mediante Robots de Software

Dentro del sector hay una gran confusión sobre qué es un Robot y las distintas tecnologías que se aplican.

El concepto de automatización existe desde hace tiempo, en ocasiones se habla de Robots cuando sólo estamos hablando de soluciones basadas en scripts, macros, scraping o similares.

La Automatización de Procesos mediante Robots usa un software para crear un “Trabajador virtual o Robot” que trabaja con una o varias aplicaciones de la misma manera que hoy una persona procesa una transacción o completa un proceso.

Al igual que en los equipos de trabajo actuales sus tareas son supervisadas y controladas por los responsables de operación del negocio.

La Automatización no sustituye las aplicaciones, sino que trabaja con la infraestructura y los sistemas existentes para realizar las tareas que se han asignado al “Trabajador virtual o Robot”.

Las soluciones de Enterprise Robotics Process Automation (eRPA) se centran en sistemas integrados, pensados para la continuidad sostenida de las operaciones, permitiendo la gestión y control de los procesos y la planificación del trabajo de los Robots.

En definitiva, un conjunto de Robots realizando tareas y una sala de control de estas actividades.

Sin embargo, también existe una línea de evolución en los Robots. Ésta viene definida por el desarrollo de la inteligencia artificial.

Mientras que RPA(1) permiten la ejecución de procesos deterministas empleando datos estructurados y procesos basados en reglas, las nuevas soluciones , SPA(2), relativamente nuevas en el mercado, se aproximan para dar respuesta a los procesos no definidos, mediante un aprendizaje probabilístico y tratando datos no estructurados.

En la medida que la tecnología de computación cognitiva y la inteligencia artificial avancen, estas nuevas capacidades irán complementando a los robots en su evolución.

¿Qué actividades puede hacer un Robot?

Un Robot puede realizar un gran conjunto de actividades repetitivas cómo pueden ser:

  • capturar información de diversas fuentes,
  • abrir correos y ficheros adjuntos
  • autenticarse y seleccionar datos de webs o aplicaciones
  • mover ficheros y carpetas
  • conectarse a APIs/web services
  • seguir reglas para extraer y formatear datos en informes y cuadros de mando
  • extraer datos estructurados de documentos
  • combinar datos de múltiples fuentes
  • hacer cálculos
  • leer y cumplimentar formularios y bases de datos.

Estas capacidades los hacen ideales para su uso en centros de servicios.

EL ROBOT TRABAJA CON LAS APLICACIONES Y PROCESOS DE LA MISMA MANERA QUE LO HACE UNA PERSONA

¿Qué procesos se pueden robotizar?

Los robots son especialmente adecuados y eficientes en aquellos procesos que cumplen las siguientes características:

  • Basados y fáciles de descomponer en reglas definidas
  • Con alto volumen de transacciones o alto valor de las mismas.
  • Con accesos a varios sistemas
  • Propensos a errores y a rehacer el trabajo
  • Con poca necesidad de intervención humana (inteligencia)
  • Con pocas excepciones.
  • Con conocimiento claro de los costes actuales y poder cuantificar el caso de negocio

¿En qué sectores se puede aplicar la automatización de procesos mediante Robots?

Los Robots de software están especialmente indicados en aquellos sectores que son intensivos en procesos manuales y que puedan ser estructurados por reglas deterministas.

Soluciones Verticales

  • Banca y Servicios Financieros: gestión datos de cliente, hipotecas, préstamos y tarjetas crédito, reclamaciones, gestión de activos, custodia y administración de fondos, etc
  • Seguros (vida, salud, auto, vivienda, etc): análisis, contratación, creación de pólizas, servicios e informes, gestión de siniestros, gestión de reclamaciones
  • Salud: automatización formularios, integración Sistemas especialidades, automatización Informes, procesado de datos sensibles, gestión reclamaciones
  • Fabricación y venta: soporte a ventas y marketing, gestión de pedidos, planificación y soporte cadena suministro, gestión da datos: clientes, proveedores, servicio post-venta.
  • Otros verticales: Integración Aplicaciones, Análisis automático de la competencia, Verificación de datos, Automatización de pagos, tramitación de peticiones, emisión y reserva de viajes, pruebas de software.

Soluciones Horizontales

  • Facturación y administración: planificación financiera, tesorería, informes, pagos, cobros, auditoria, etc.
  • Recursos Humanos: HRIS, Selección, nómina, formación, movilidad y gestión del talento,
  • Gestión de compras: Análisis de Costes, e-Sourcing, categorización, gestión de proveedores y operaciones de compras.
  • Soporte al cliente: Soporte a ventas, productos, servicio, satisfacción del cliente, etc.
  • Gestión Conocimiento: Investigación, análisis, procesos legales y gestión de la información.

Los beneficios en la empresa

Muchas empresas están aplicando la tecnología de Robots para reducir costes de personal. Sin embargo, no sólo estamos hablando de costes. Los beneficios de la aplicación de Robots en las actividades de backoffice son:

  • Los robots trabajan más rápido y en 24×7, esto implica una reducción de costes de operación y los asociados el incremento de la demanda ya que la adaptación del robot a la demanda es inmediata.
  • Alarga la funcionalidad y el valor de las aplicaciones actuales
  • Mejora la calidad de muchos procesos clave eliminando la posibilidad de errores humanos y re-trabajo.
  • Automatiza muchas tareas repetitivas y de poco valor añadido, típicas de los centros de servicios, dejando las de mayor valor para el cliente para las personas.
  • Permite mejorar del desempeño y la eliminación de los ciclos de formación ya que el robot actúa según está diseñado.
  • Asegura la trazabilidad de los procesos y el cumplimiento de normativas, ya que en todo momento se tiene certeza delas actividades que realiza el robot.
  • Responde a los deseos de mejora continua e innovación. Son un activo real de la empresa, no solo porque la operación responde fielmente a los procesos y procedimiento definidos, sino porque permiten la aplicación de ciclos PDCA(3) con un simple clic de ratón.

Implementando Robots

Aunque existen varios modelos de provisión de estas soluciones, los más comunes son los siguientes:

  • El cliente implementa la solución por sus propios medios o contratando a una empresa especializada en automatización por robots, y realiza una suscripción anual por Robot instalado. La definición y la capacidad de un Robot puede variar según el fabricante haciendo difícil las comparaciones. Hay que añadir los costes de HW y mantenimiento.
  • El cliente, dentro de un servicio de BPO con un proveedor, dispone de Robots para realizar el trabajo. El precio está vinculado un Acuerdo de Nivel de Servicio y a transacciones completas o resultados del servicio. El proveedor está tensionado por conseguir los ahorros.

Por lo tanto es necesario definir qué estrategia de Sourcing se elige para implementar este tipo de soluciones. Ambas tienen ventajas, beneficios y riesgos.

Recomendaciones

La automatización Inteligente no es solamente una tecnología que aplicamos a determinados procesos y que nos permite la reducción de costes o de errores.

Es un planteamiento estratégico. Definir una estrategia de automatización es clave para identificar en que funciones realmente aporta valor el talento de la persona o solamente son actividades mecánicas.

Fruto de esta estrategia y los objetivos que se persiguen se debe establecer un Plan de Automatización. Este plan debe ser liderado por la dirección de un área operacional o funcional. En su implementación implica, además, a numerosas funciones dentro de la empresa (RRHH, Áreas de Gestión, TI, Legal, etc).

antites  ha creado el Proceso Impulsor de la Automatización Inteligente (PiAI) mediante el cual nuestro equipo de expertos en automatización, procesos, TI y RRHH ayudan a nuestros clientes a definir esta estrategia de automatización Inteligente y a implementarla con éxito en sus procesos de backoffice.

Además antites  dispone de personal especializado en la implantación de soluciones de RPA, lo que nos permite cubrir todo el ciclo, desde la consultoría hasta la implantación de Robots.

No te pierdas nuestro próximo articulo de la serie:  Eficientando los procesos con Robots de Software

www.antites.es

(1) RPA: Robotics Process Automation

(2) SPA: Smart Process Automation

(3) PDCA: Ciclo de Mejora contínua Plan.-Do.-Check-Act de Shewhart. & Deming